Управление рисками для некоммерческих организаций: 10 способов смягчения мошенничества

Некоммерческие организации могут иметь свои сердца в нужном месте, но, как и любая организация, осуществляющая денежные транзакции, риск мошенничества всегда присутствует. Kelly and Owns, LLC оценила 84 млрд. Долл. США в результате внутреннего мошенничества в 2008 году, наиболее часто упоминаемой причиной является отсутствие внутреннего контроля. От церквей до благотворительных организаций некоммерческие организации должны принять надлежащие меры предосторожности, чтобы защитить себя от коррумпированных лиц и лживого управления. Мы изложили 10 методов снижения риска мошеннической деятельности среди некоммерческих организаций. Несмотря на то, что эта статья представляет собой надежное введение в предотвращение мошенничества, мы настоятельно рекомендуем вам вкладывать существенный кусок времени в исследование этого важного аспекта некоммерческого сектора.

1. Подведите пример

Одним из простейших методов управления может служить четкое определение этических принципов организации. Это можно сделать двумя способами: прямо и косвенно. Непосредственно устраните проблему, включив смягчение мошенничества в обучение сотрудников. Поясните, что такое поведение будет тщательно контролироваться, а виновные будут преследоваться в полном объеме в соответствии с законом. Косвенно подкрепляйте это сообщение с помощью управленческого примера. Руководители организации должны последовательно демонстрировать честность и бдительность в выявлении и дисциплинировании неприемлемого поведения. Не превращайте свою организацию в параноидальный, обвинительный режим, но пусть сотрудники и волонтеры знают, твердо и любезно, за ними следят.

2. Разделите и победите

Безопаснее действовать сообща. Хотя эта поговорка обычно предлагает защиту от враждебных внешних сил, она одинаково применима при обнаружении угроз изнутри. Это важное общее руководство, которое следует учитывать при настройке проверок на всех уровнях организации. Разделяйте задачи таким образом, чтобы деньги обрабатывались и контролировались несколькими людьми. Один человек, действующий самостоятельно, с меньшей вероятностью совершает мошенничество, когда другие участвуют в транзакции. Например, после мероприятия по сбору средств было бы плохой практикой назначать одного человека для подсчета, записи и внесения денежных пожертвований.

3. Укрепите свой банковский счет

Деньги в банке не могут быть защищены так, как должны. Строго ограничьте доступ к средствам, взяв пару простых мер предосторожности. Во-первых, не используйте дебетовую карту. Дебетовая защита ограничена, и недостающие деньги могут быть трудно окупить. А во-вторых, настройте свою учетную запись, чтобы запретить снятие наличных. Денежные средства - это скользкое вещество. Вывод средств должен осуществляться в форме проверки, сделанной бухгалтеру. Это добавляет дополнительный шаг, облегчая отслеживание и контроль снятия.

4. Тщательный учет

Каждая организация нуждается в тщательно и тщательно документированной системе учета. Это, пожалуй, самый простой способ обнаружить подозрительную активность. Настройка эффективной системы просто означает запись всего. Стандартизируйте средства записи каждой денежной транзакции, независимо от того, насколько она мала. Записывайте, кто что делает и когда. В примере пожертвований по сбору средств отслеживайте, кто собирает деньги, кто считает деньги, кто ре считает деньги, которые вкладывают деньги и так далее. Настройте четкие дорожки для бумаги, которые можно легко вернуться к источнику. В зависимости от масштаба вашей операции, может быть не плохой идеей нанять некоммерческого эксперта по бухгалтерскому учету.

5. Использование кредитной карты

Ваша организация, скорее всего, выиграет от использования бизнес-кредитной карты. Денежные средства и чеки не всегда практичны, и, как мы уже говорили ранее, дебетовые карты не являются хорошей идеей. Кредит имеет лучшую защиту и не будет истощать ваши средства в случае мошенничества. Ключом использования кредитной карты является получение чеков. Для каждой покупки обязательно закупайте, документируйте и подавайте квитанцию. В конце каждого расчетного периода дважды проверяйте квитанции и убедитесь, что суммарные сборы суммируются с суммой в вашем заявлении.

6. Скрининг сотрудников

Сборка надежной команды очевидна. Это будет связано с проведением проверки анкетных данных о потенциальных нанимателях. Выясните, есть ли у заявителя история проступков. Это может спасти вам мир неприятностей. Кроме того, запросите ссылки и свяжитесь с ними. Если несколько надежных источников могут поручиться за заявителя, это отличный старт. Используйте время интервью для решения проблем мошенничества. Вы можете прочитать профайл заявителя через простой разговор. Пройдите его или ее через гипотетические сценарии, связанные с мошенничеством. Это сообщит вам о процессе мысли заявителя вместе с отправкой сообщения о том, что ваша организация серьезно относится к таким вопросам.

7. Установите бюджет

Вы не можете получить гораздо больше, чем это. Установите бюджет и придерживайтесь его. Это способ узнать, куда ваши деньги пойдут, прежде чем он действительно туда пойдет. Создавая ожидания, вы можете увидеть, куда ваши деньги должны идти и сравнить их с реальностью ситуации. Бюджетирование поможет предотвратить перерасход средств. Вы будете знать, сколько денег должно быть посвящено каждой категории и иметь возможность лучше распознавать расхождения. Вероятно, вам придется корректировать свой бюджет с течением времени. Все в порядке. Но независимо от предсказуемости будущих активов, всегда следует бюджет, основанный на ваших лучших оценках.

8. Аудит

Периодические ревизии сюрпризов помогут проверить финансы организации. Хотя они не выполняются с единственной целью обнаружения мошенничества, аудиты играют важную роль в пересмотре денежного потока.Не все организации смогут провести аудит. Если это так, используйте альтернативную внешнюю сторону для просмотра учетной информации и истории транзакций. Внешняя сторона может действовать как очень необходимый второй набор глаз и помогать выявлять промахи. В дополнение к фактическому обнаружению мошенничества такие обзоры удваиваются, как профилактические меры, позволяя сотрудникам знать, что организация активно следит за ошибками.

9. Подписи на чеках

Требование двух подписей на чеках, написанных на имя организации, гарантирует, что по крайней мере два человека рассмотрели и одобрили транзакцию. Опять же, это связано с разделением рабочей силы и увеличением количества людей, необходимых для завершения транзакции. Если лицу разрешено писать чеки без присмотра, дверь для мошенничества широко открыта. Пустые проверки также следует избегать, когда это возможно.

10. Мелкие денежные средства

Сокращение мошенничества происходит на всех уровнях финансирования некоммерческих организаций. Большинство организаций поддерживают мелкие денежные средства для небольших, часто непредсказуемых транзакций. Не делайте ошибку, теряя контроль за тем, как расходуются мелкие деньги. Да, это обычно предназначено для разборки, но, поскольку это происходит в форме долларовых купюр, мелкие деньги легко злоупотреблять. Держитесь за квитанции и продолжайте фиксировать расходы. Тщательный контроль над малыми транзакциями будет препятствовать мошенничеству на более высоких, более опасных уровнях.