Инструменты, советы и трюки для улучшения написания бизнес-страниц

Из многих курсов, которые я получил в колледже, деловое письмо было самым сложным. Студенты, чьи планы связаны с предпринимательской карьерой, не заинтересованы в абстрактных правилах, ссылках на стандарты, запутанном юридическом языке и других материалах, представленных в этих классах. После того, как я потратил время на редактирование и оформление разных документов, мои одноклассники и я оказались еще более запутанными.

Четкое и сжатое письмо должно быть легко доступно в деловом мире, где к концу дня отправляется бесконечное количество официальных писем и передаются важные сообщения. Однако не все деловые люди способны эффективно общаться через письменные слова. К счастью, всегда есть место для совершенствования, если мы стремимся к развитию этого навыка.

Этот курс делового письма научил меня многим вещам, но не предлагал много практических советов. После многих писем, планов и деловых писем я сделал некоторые практические улучшения, которые я собираюсь поделиться с вами.

См. Также: Как написать бизнес-план

Инструменты для улучшения написания бизнеса:

Практика деловое письмо - лучший способ улучшить свои навыки, но вам все же нужны некоторые инструменты, которые сделают процесс более эффективным. После многих проб и ошибок я нашел эти пять инструментов, которые никогда не приводят к большим результатам:

1. Email Excellence

Когда у вас есть важное письмо для написания, но вы смотрите на пустое поле сообщения, это инструмент, который вам нужен. Email Excellence предлагает базовый план для ваших сообщений с четкими пояснениями каждого элемента. И даже дает вам начальные точки.

2. NinjaEssays

Этот веб-сайт является лучшим решением для чрезвычайных ситуаций. Если у вас есть срочный документ для подготовки или вы просто не можете написать необходимый контент, независимо от срока, профессиональные писатели в службе пользовательского письма NinjaEssays могут помочь. Компания предлагает писателей и редакторов из всех категорий, чтобы вы могли быстро и быстро получить свои деловые документы.

3. Docstoc

Если вам нужно написать важный документ, например соглашение о конфиденциальности, уведомление о встрече или обзор эффективности сотрудников, вы должны проверить, предлагает ли Docstoc форму. Вам не нужно создавать эти документы с нуля, если вы можете добиться более быстрых результатов с помощью шаблона.

4. Dragon Dictation

Это идеальный инструмент для деловых людей, которые обычно более удобны, чем писать. Вы можете использовать Dragon Dictation на своем смартфоне, планшете или компьютере. Все, что вам нужно сделать, это поговорить, и инструмент переведет ваши слова в текст. Затем вы можете экспортировать содержимое в документ Word, электронную почту или социальные сети.

5. Scrivener

Если вам нужно написать длинный документ, сделайте это в Word, вы можете еще больше запутать вас. Scrivener позволяет создавать материалы в разделах и перемещать их до тех пор, пока вы не получите правильный порядок. Вы также можете облегчить свою работу, вставив исследовательскую информацию и примечания вместе с параграфами.

См. Также: Вещи, которые вы не должны задавать кандидатам на работу

Фото, опубликованное Bplans (@teambplans) 19 января 2016 года в 12: 15pm PST

Советы и рекомендации:

Избегайте подчеркивания слов

Первое слово, которое следует избегать, это very . Он изображает вас как наименее творческую личность. Существуют разные способы заменить это слово почти во всех конструкциях. Например, вместо того, чтобы говорить, что чьи-то бизнес-идеи «очень условны», вы можете использовать слово консервативное . Вместо того, чтобы описывать кандидата на работу как человека с «очень сильной личностью», вы можете сказать, что он определен, решителен или неуступчив.

Избегайте чрезмерного использования предлогов

Эти слова и фразы полезны, когда вы хотите сделать переходя от одного абзаца к другому, но часто ослабляют текст и добавляют ненужную многословность. Вместо того, чтобы писать «У нас будет собрание относительно предложений по улучшению бюджета 12 февраля», вы можете сказать: «У нас будет бюджетное собрание 12 февраля». Бизнес-письмо касается эффективности.

Избегайте жаргона

Бизнес-жаргон может быть забавным, когда вы разговариваете со своими коллегами, но это делает вас глупым в электронных письмах и документах. В следующий раз, когда вы захотите написать присоединиться к команде тигров , с плавающей платформой , основной компетенцией , переместить иглу или подумайте вне коробки , вы должны найти более четкий способ выразить себя.

Особенно важно избегать клише, когда вы общаетесь с людьми за пределами делового мира.

Не используйте большие слова

> Неопытные писатели считают, что использование больших слов улучшит их содержание. «Умное» слово определяется большим количеством слогов, которые у него есть. Вы хотите использовать слово begin вместо start или использовать вместо использовать ? Не надо! Всегда лучше полагаться на простой лексикон.

Цель активного голоса

Пассивные предложения сосредоточены на том, что вещь или человек действовали, поэтому читатель не может четко определить человека, ответственного за действие. Пассивный голос часто звучит косвенным и многословным, что совершенно противоположно принципам делового письма.

Вместо того, чтобы сказать «проект был представлен Майклом», вы должны пойти на «Майкл представил проект».

Сделать адрес электронной почты сообщения короче

В противном случае вы рискуете потерять внимание получателя. Стремитесь к пяти или менее предложениям, которые позволят читателю читать и отвечать непосредственно со своего смартфона. Если у вас есть много важных моментов, попробуйте запланировать встречу или видеоконференцию.

Не используйте слишком много восклицательных знаков

Это хорошо, чтобы подчеркнуть точку в написании бизнеса, но использование слишком большого количества восклицательных знаков уменьшает удар.

Помните: никогда не добавляйте больше одного восклицательного знака в конце предложения. Это заставляет вас казаться грубыми.

Избегайте словесности

Это самая распространенная слабость в деловых документах. Вам не обязательно соответствовать требованиям длины - эти дни закончились, когда вы закончили колледж. Вместо того, чтобы писать длинные предложения, которые разбавляют информацию, ориентируйтесь на более короткие, которые содержат больше сущности в меньшем количестве слов.

Знайте свою аудиторию

Если вы хотите написать соответствующее письмо, вы должны понимать, что получатель знает о проблеме вы фокусируетесь. Вам нужно настроить словарный запас, тон и стиль написания вашего бизнеса в зависимости от аудитории и ситуации.

Прочитайте содержание вслух

Посмотрите, как звучит документ или сообщение, прежде чем отправлять его получателю. Это не только поможет вам улучшить свой стиль и четкость, но также позволит вам обнаружить ошибки, такие как отсутствующие слова, повторяющиеся фразы и опечатки.

См. Также: Как написать заявление о миссии в 5 простых шагов

Помните: деловое письмо - важный навык для развития.

В качестве бизнесмена вы всегда должны оставлять большое впечатление. Написание путаного письма без какой-либо структуры и нескольких ошибок не лучший способ достичь этого. Как бы тяжело это ни казалось, деловое письмо заслуживает внимания. Советы и инструменты, перечисленные выше, позволят вам выразить себя посредством написания гораздо более эффективно.

Есть ли у вас дополнительные советы? Вы использовали какой-либо из этих инструментов, чтобы помочь вам в написании вашего бизнеса? Напишите нам в комментариях.