To Shred, или Not to Shred? Сохранение записей для новых предприятий |

Начало собственного бизнеса - захватывающий первый шаг в мир корабля. Это также начало ваших отношений с IRS.

Вы юридически обязаны хранить финансовые отчеты в руке для IRS. Но какие из них вам следует удержать, а какие - просто лишний офисный беспорядок?

В онлайн-бухгалтерии Bench мы являемся экспертами, когда речь заходит о тонких нюансах отслеживания ваших финансовых результатов. В этом руководстве мы рассмотрим, какие записи вам нужно сохранить, как долго вам нужно их хранить, и несколько эффективных методов, которые вы можете использовать для хранения ваших записей.

См. Также: могу ли я это расходовать? Бухгалтер объясняет мир письменных записей

Какие налоговые документы мне нужно сохранить?

Если вы являетесь самозанятым или владеете небольшим бизнесом, IRS требует, чтобы вы сохраняли документацию, подтверждающую требования дохода, вычеты, или кредит, появляющийся в форме налоговой декларации. Это доказывает, что вы заработали то, что сказали в IRS, которое вы заработали, или купили то, что вы сказали в IRS, который вы купили.

Как правило, документация, которую вы должны сохранить, включает в себя:

• квитанции
• Счета
• Отмененные чеки
• Счета-фактуры
• Доказательство платежей
• Финансовые отчеты от вашего бухгалтера
• Предыдущие налоговые декларации
• Форма W2 и 1099
• Любые другие документальные доказательства, которые поддерживают элемент дохода, вычета или кредита, указанных в вашей налоговой декларации

Имейте в виду, что это не полный список. Характер и юридическая структура вашего бизнеса будут влиять на записи, которые вам нужно сохранить для IRS.

Бремя доказывания лежит на вас, владелец бизнеса, для предоставления всех необходимых документов. Итак, когда вы начинаете вести учет, соблюдайте этот простой принцип: Держите все.

В случае проверки ваша первая линия защиты - это квитанции и налоговые отчеты. Хранение всех из них обеспечит максимальный уровень защиты. Кроме того, сохраняя ваши гарантии квитанций, вы сможете потребовать какие-либо налоговые вычеты, которые вам причитаются.

См. Также: 7 Условные требования к бухгалтерскому учету, каждый должен принять

Возможное исключение: правило $ 75

Есть некоторые расходы, за которые вам не требуется юридическое обязательство хранить квитанции. Например, IRS не требует, чтобы вы сохраняли квитанции для проезда (минус проживание), развлечения, подарки или транспорт, если применяется следующее:

• Расход, не включая проживание, составляет менее 75 долларов США
• Расходы на транспортировку, а квитанция не всегда доступна

Однако имейте в виду, что в случае аудита любые расходы могут быть подвергнуты сомнению - даже те, которые стоят менее 75 долларов США.

Для получения дополнительной информации, ознакомьтесь с руководящими принципами IRS по проверке расходов до 75 долларов США.

См. также: «Читерский учет»

Как долго хранить ваши налоговые отчеты

Трехлетнее правило:

Планировать свой налог записи в течение трех лет после даты, когда вы подали возврат, или с даты платежа указанного возврата (в зависимости от того, что наступит позднее). Если вы подаете свое раннее возвращение, оно рассматривается так, как если бы оно было подано в установленный срок.

Это трехлетнее правило приходит к нам через Статут ограничений, который является периодом, в течение которого вы, налогоплательщик, можете налоговая декларация, или в которой IRS может проводить аудит указанной налоговой декларации. После истечения срока действия ограничений вам больше не нужно вести налоговые записи за этот период.

Исключения из правила трех лет:

Как всегда, существуют исключения из этого правила. В некоторых случаях вам нужно будет записывать записи дольше, чем требования трехлетнего Устава ограничений. Исключения включают:

Безнадежные долги и бесполезные ценные бумаги: Если вы вычитаете стоимость любого из них в своих налоговых декларациях, держите отчет в течение семи лет.

Пропущенный доход: Если вы не сообщите доход в IRS, и это более 25 процентов от валового дохода, указанного в вашем возвращении, ведет учет в течение шести лет после даты подачи заявки или срока возврата - в зависимости от того, что наступит позже.

Записи сотрудников: Записи о занятости должны храниться через четыре года после уплаты соответствующих налогов на заработную плату или выплачиваться - в зависимости от того, что наступит позже.

Поддельные возвраты: Если вы воспользуетесь мошенничеством, вы лучше держись за это. Нет срока давности на возврат, который вводит в заблуждение IRS.

Имущественные записи: Вам следует вести учет, связанный с владением имуществом на срок действия устава - три года - после того, как указанное имущество покидает ваше владение.

Что касается записей свойств, вам необходимо взять на себя документацию, такую ​​как документы, названия и данные о стоимости. Это позволяет рассчитать амортизацию, амортизацию или истощение, а также коэффициент прибыли или убытка при продаже или продаже недвижимости.

См. Также: 6 ошибок учета, которые ставят под угрозу малый бизнес

Как хранить квитанции и налоговые отчеты

После того, как вы определили, какие записи вам нужно сохранить и как долго, пришло время создать систему для их организации.

К счастью, IRS принимает цифровые документы, пока они полные, точные репродукции оригиналов. По запросу вы должны иметь возможность создавать удобочитаемую печатную копию любого документа.

Это означает, что дни использования скрипучего шкафа для хранения ваших налоговых записей закончены; существует ряд цифровых решений, которые вы можете использовать для работы без документов и ведения записей.

Безопасные параметры облачного хранилища, такие как Dropbox, Evernote или Google Drive, позволяют безопасно хранить ваши документы в Интернете. Как только ваш бизнес будет создан, если вы обнаружите, что имеете дело с большим количеством документов, подумайте о том, чтобы инвестировать в автоматический высокоскоростной сканер, чтобы сделать их перевод в Интернете более эффективным.

Также неплохо сохранить резервную копию ваши документы, либо на защищенном паролем физическом устройстве хранения, либо во вторичной учетной записи облака.

См. также: Учет малого бизнеса 101: 9 шагов для получения нового бизнеса на пути

Ведение записей для целей без налога

Как только вам больше не нужно держаться за документ для целей налогообложения, дважды проверьте, что вы определенно не нуждаетесь в них, прежде чем измельчать их. Вашим кредиторам, адвокату или страховой компании может потребоваться, чтобы вы держали их дольше, чем IRS.

Если вы используете онлайн-хранилище, а не удаляете ненужные документы, вы можете их постоянно архивировать.

Обучение перемещаться по серым областям ведения малого бизнеса и создавать безбумажную систему организации - избавит вас от опасностей офисного беспорядка, при этом убедитесь, что вы всегда играете по правилам.