Установите график хранения записей для вашего бизнеса

Все мы знаем или должны знать, что нам нужно сохранять и защищать наши деловые документы. Когда мы запускаем, легко подвешивать каждый документ, квитанцию, счет-фактуру и бизнес-запись. Но через несколько лет мы обнаружили, что все эти записи, которые мы ведем, занимают больше места в файловых шкафах, чем рабочие места для нас самих и наших сотрудников.

Хорошая новость заключается в том, что нам действительно не нужно держите все эти записи навсегда. Да, некоторые из нас нужно сохранить навсегда. Некоторых мы держим только до тех пор, пока IRS не будет с нами. И некоторые из них должны сохраняться всего несколько лет.

Определение того, какие записи нужно хранить, и как долго это немного сложнее. И правильное распоряжение временными записями не так просто, как просто бросить бумаги в мусорный ящик.

Здесь начинается расписание хранения записей. В этом документе перечислены типы записей, которые производит ваш бизнес (финансовые, персональные, справочники сотрудников, контракты, операции, протоколы заседаний, заявления о политике, заявления о конфиденциальности в Интернете … список может показаться бесконечным); определяет любые юридические требования о том, как долго должна храниться запись, и требующие полномочия, такие как IRS или Закон Сарбейнса-Оксли; отметит, как долго запись обычно активно используется в бизнес-операциях; и может содержать и другую информацию, например, отмечая, что записи содержат конфиденциальные личные идентификационные данные; и если микрофильмы или копии с цифровой проверкой являются приемлемыми юридическими альтернативами бумажному документу.

Ищите в Интернете, и вы найдете много информации о записях и образцах записей, таких как этот, любезно предоставленный Millennium Records Management. Помните, однако, что примерный график - это просто обобщенное представление того, что выглядит. Расписание хранения записей будет соответствовать вашему типу бизнеса, в котором вы находитесь, в каком состоянии (государствах) и / или странах, в которых вы работаете, независимо от того, являетесь ли вы частным владельцем или продаете акции на фондовом рынке, являются государственным учреждением, проводить государственные контракты и несметное количество других факторов.

Вам нужно будет работать со своим бухгалтером, юрисконсультом и / или профессиональной компанией по управлению документами, чтобы разработать и установить ваши.

все в вашей компании знают об этом. Это помогает гарантировать, что ваши жизненно важные записи фактически сохранены в первую очередь. Позже, скажем, у вас есть несколько файловых шкафов счетов-фактур. В вашем графике хранения указывается, что вам нужно хранить их в течение 6 лет, но опыт показывает, что вы действительно входите в них уже 3 года. Зная это, вы можете освободить пространство своего бизнеса / офиса, перенеся эти записи, чтобы защитить хранилище за пределами площадки или приемлемые альтернативные носители.

После того, как у вас есть записи, которые доходят до конца периода хранения, вы можете избавиться от них, Но, как я уже сказал, вы не можете просто бросить их в переработку. Вы должны иметь установленный процесс для их удаления. Да, вам нужно создать дополнительную документацию, чтобы избавиться от старых документов.

Вы хотите, чтобы люди, которые сгенерировали записи, подписали, что им больше не нужны записи. Следует отметить, что записи достигли конца периода хранения в соответствии с установленным графиком хранения записей и подтвердили, что срок их хранения не был расширен из-за аудитов, судебных разбирательств и т. Д.

Вам нужно будет подтвердить, как и кем, документы были уничтожены. Это проще сегодня, чем в прошлом, когда я много часов провозил ящики до погрузочной платформы и подавал бумагу в измельчитель рядом с корзиной. В последние годы расширяются мобильные компании по измельчению. Они будут приводить в порядок свои измельчители конфетти на вашем грузовике, вытаскивать коробки в грузовик, позволять вам засвидетельствовать их уничтожение и давать вам свидетельство об уничтожении.

Создание, внедрение и соблюдение графика хранения записей будет иметь большое значение для обеспечения того, чтобы ваша компания сохраняла и поддерживала жизненно важные записи, необходимые для продолжения бизнеса. И, в худшем случае, если вы столкнетесь с судебными разбирательствами и т. П., Докажите, что ваши записи хранятся и уничтожаются в регулярно встречающемся, установленном, одобренном, документированном процессе, а не в полночь, выгорающем за сараем в любительская попытка избежать виновности и ответственности или препятствовать судебному процессу.