Как настроить расчет заработной платы в качестве нового работодателя

Когда вы владеете бизнесом, вы отвечаете за наем сотрудников. Высокопоставленные сотрудники могут помочь вам оптимизировать бизнес-процессы, добавить инновационные идеи и расширить свой бизнес. Прежде чем вы начнете беспокоиться о стратегии поиска кандидатов или найме своего первого сотрудника, вам нужно иметь небольшое представление о платежной ведомости.

Большинство владельцев бизнеса являются экспертами в своей отрасли, а не зарплатой. Настройка и ведение платежной ведомости может показаться ошеломляющей, но как только у вас появятся дополнительные руки, помогающие управлять бизнесом, все это будет стоить того.

Читайте дальше, чтобы узнать о своих обязанностях работодателя, например, как настроить заработную плату и удерживать налоги со стороны сотрудника заработная плата. В Patriot Software мы являемся специалистами по начислению заработной платы, поэтому ознакомьтесь со ссылками в этой статье, чтобы получить более подробную информацию от нас по различным аспектам создания вашей платежной ведомости.

См. Также: настало ли время нанять сотрудника?

Как настроить платежную ведомость

Если вы хотите нанять сотрудников в своем бизнесе, вам нужно сначала настроить заработную плату. Чтобы запустить расчет заработной платы, вам необходимо создать систему; хотите ли вы делать зарплату вручную, использовать программное обеспечение или нанять бухгалтера?

Сохранение организованных деловых документов сделает процесс расчета заработной платы более плавным. Чтобы настроить платежную ведомость для своей компании, вам нужно немного информации о вашей компании и новых сотрудниках.

Бизнес-информация

Чтобы настроить платежную ведомость, вам нужно иметь некоторые идентификационные номера. Вам необходимо подать заявку на EIN (сокращение от идентификационного номера работодателя), которое вы можете получить в IRS. EIN - это девятизначный номер, который идентифицирует вашу компанию. Вы будете нуждаться в нем, когда будете сообщать о налогах или отправлять какую-либо информацию, связанную с налогами, в правительство.

Чтобы заплатить федеральные налоги, вы можете создать учетную запись электронной федеральной налоговой платежной системы (EFTPS). Таким образом, вы можете совершать безопасные платежи онлайн или по телефону.

Вам также необходимо зарегистрироваться в отделе труда вашего штата. Вам понадобится новая учетная запись для начисления, чтобы сообщать о новых сотрудниках в штат. В зависимости от местоположения вашего бизнеса вам могут потребоваться государственные и / или локальные идентификационные номера. И не забудьте получить компенсацию за компенсацию работникам.

Информация о сотрудниках

Чтобы настроить платежную ведомость, вам необходимо получить информацию для каждого нового сотрудника, включая имя, адрес и номер социального страхования. Вам также понадобятся налоговые данные, такие как их статус подачи и подробная информация о текущих отчислениях и взносах.

Новые сотрудники должны заполнить форму W-4 (также известную как Лист личных пособий), которая будет настроена в вашей системе начисления заработной платы. Форма W-4 помогает вам определить, сколько федерального подоходного налога удерживать от заработной платы каждого сотрудника.

Сотрудникам также необходимо заполнить форму I-9, когда вы их нанимаете, но эта форма не влияет на заработную плату. Тем не менее, он подтверждает право работника на работу в США, поэтому он очень важен для найма. В некоторых штатах также требуется E-Verify, система, которую вы можете использовать для обеспечения того, чтобы сотрудники имели право работать в США.

Информация о платеже

Не забывайте одну из наиболее важных составляющих настройки заработной платы и скорости оплаты, Будет ли сотрудник получать почасовую зарплату или зарплату? И, как часто вы будете платить им (еженедельно, раз в две недели, ежемесячно)?

Вам понадобится система управления посещаемостью для отслеживания часов работы сотрудников, сверхурочных и оплачиваемого отпуска. И вам нужно знать, освобождены ли ваши сотрудники или нет. Если сотрудник имеет право на получение статуса освобождения, вы не оплачиваете их сверхурочно. Чтобы узнать больше, обратитесь в Министерство труда США. Держите информацию о платежной ведомости организованной, чтобы она была эффективной и соответствовала требованиям законодательства.

Чтобы запустить расчет заработной платы, вам нужно знать, как вы планируете платить сотрудникам. Вы можете выбрать несколько различных типов платежей, включая чеки, прямой депозит, платежные ведомости и даже наличные деньги. Если вы платите через прямой депозит, собирайте банковскую информацию от своих новых сотрудников.

См. Также: Как нанять своего первого сотрудника

Как обращаться с налогами

Чтобы соответствовать IRS при запуске расчета заработной платы, вам необходимо ознакомиться с удержанием налогов на заработную плату. В каждый период оплаты вам нужно будет удерживать налоги от валового сбора каждого сотрудника.

Хотя это может показаться пугающим, обработка налогов проще, когда вы знаете типы налогов, которые вам нужно удержать. Кроме того, вам также нужно знать, что делать с деньгами после того, как вы откажетесь от него.

Какие налоги вам нужно удержать?

Как владелец бизнеса, вы обязаны удерживать налоги с заработной платы сотрудников. Отклонить федеральный подоходный налог, государственный и местный подоходный налог (если применимо) и налог FICA.

Федеральный подоходный налог

Вы должны удерживать федеральный подоходный налог в зависимости от количества надбавок, которые работники претендуют на форму W-4.

Публикация IRS 15 - отличный ресурс, если вы решите научиться делать зарплату вручную. Вы можете выбрать один из двух таблиц удержания подоходного налога, чтобы помочь вам определить сумму, которую нужно удержать: метод скобки заработной платы или процентный метод. Программное обеспечение расчета заработной платы автоматически рассчитывает налоги для вас.

Что означает освобождение от уплаты налогов на форме W-4 сотрудника? В определенных обстоятельствах некоторые из ваших сотрудников могут быть освобождены от уплаты налогов, а это означает, что вы не удерживаете федеральный подоходный налог с их заработной платы. Форма W-4 сотрудника сообщает вам, освобожден ли сотрудник от налогов или нет. Они должны предоставить вам новую форму W-4 в установленные сроки каждый год, чтобы сохранить освобожденный статус.

Государственные и местные налоги на прибыль

В зависимости от того, в каком государстве вы ведете бизнес, вам может потребоваться удерживать государственные налоги с заработная плата ваших сотрудников. Кроме того, в некоторых населенных пунктах требуется дополнительный подоходный налог.

Чтобы узнать, нужно ли удерживать государственные и местные налоги на доходы от заработной платы сотрудников, вам необходимо будет проверить свое состояние.

Налог FICA

FICA (Federal Закон о страховых взносах) включает в себя два вида налогов: налоги на социальное обеспечение и медицинское страхование. Как работодатель, так и работник вносят свой вклад в налог FICA. Это означает, что вы будете удерживать определенный процент от заработной платы своего сотрудника и вносить соответствующий процент.

Ежегодно ставка налога FICA может быть изменена. В настоящее время ставка налога на социальное обеспечение составляет 6,2 процента от общей заработной платы каждого сотрудника. Только заработная плата до 127 200 долларов США облагается налогом. В настоящее время ставка Medicare составляет 1,45 процента (по всей заработной плате) валовой заработной платы каждого сотрудника. Не забывайте, что вы также должны заплатить 6,2 процента и 1,45 процента от общей заработной платы работника в отношении доли работодателя! Кроме того, вы должны удерживать дополнительный налог Medicare в размере 0,9 процента для заработной платы сотрудников более чем на 200 000 долларов США (125 000 долларов США, если в случае подачи заявки на брак, или 250 000 долларов США, если они состоят в совместном заявлении).

Налог на работодателя

Если у вас есть сотрудники, вам также необходимо заплатить налог с федерального налога на безработицу (FUTA) и государственную безработицу (SUTA). Но вы не будете удерживать эти налоги от заработной платы сотрудников.

Ваше государство сообщит вам вашу налоговую ставку SUTA. Ставка налога FUTA представляет собой процент от заработной платы вашего сотрудника, до определенной суммы. Большинство работодателей платят 0,6 процента от первых 7 000 долларов США, выплачиваемых каждому сотруднику в год, если они не живут в состоянии сокращения кредита.

После удержания налогов, что вы с ними делаете?

Если у вас есть головная боль по этому поводу, ты не один. Работа с налогами на занятость может быть сложной. Но, бойтесь, вы почти не понимаете основы того, как обращаться с налогами на занятость!

График вложений

После удержания налогов вам необходимо подать и передать их в государственные налоговые органы. Вы должны следовать графику депонирования, определенному IRS, чтобы выяснить, как часто вы платите налоги.

Для федерального дохода и налогов FICA следуйте полугодовому или месячному графику депозитов. Ваш график зависит от вашего общего налогового обязательства, указанного в Форме 941, в течение четырех квартала. Вы должны ежемесячно вносить депозиты, если вы сообщили о ставках в размере 50 000 долларов США или менее в виде налогов в течение периода ожидания. Если вы сообщили о налогах более чем на 50 000 долларов США, вы должны внести депозит полужидкой. Подробнее см. В инструкциях по форме 941.

Депозит FUTA налогов на ежеквартальной основе. Даты начала квартала: 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января.

Отчетные налоги

Вам также необходимо сообщать налоги на государственные формы. Сообщайте о федеральном подоходном налоге и налоге FICA (налоги на социальное страхование и Medicare) каждый квартал на форму 941. Вы также будете сообщать налог FUTA на форму 940, которая должна быть выплачена до 1 января каждого года.

Для государственных и местных подоходных налогов и SUTA налог, вам нужно будет получить совок из вашего штата. Ознакомьтесь с публикацией IRS 15 для получения дополнительной информации о внесении и отчетности о налогах.

См. Также: Личные налоги и налоги с предприятий: в чем разница?

Вопросы, комментарии, проблемы?

Прежде чем вы сможете нанять сотрудников, вы нужно поместить работу в процесс настройки платежной ведомости. И когда у вас есть сотрудники, не забудьте удержать, сообщить и перечислить налоги. Чтобы оптимизировать платежную ведомость, вы всегда можете рассмотреть возможность инвестирования в программное обеспечение для расчета заработной платы, которое соответствует потребностям вашего бизнеса. Некоторые системы программного обеспечения для расчета заработной платы будут удерживать, депонировать и подавать налоги. Все, что вы делаете, - это ввести информацию об удержании ваших сотрудников.

Если у вас есть вопросы, вы всегда можете обратиться в местное налоговое агентство. IRS также предоставляет ресурсы в отношении налогов на занятость:

• Понимание налогов на занятость
• Депонирование и отчетность по налогам на занятость
• Налоговые сборы за наем на работу

Возможно, вам было бы трудно понять юридические требования для найма новых сотрудников и текущую заработную плату. Но, вы владелец бизнеса! Вы прошли через резинку и решили преследовать свою страсть. Настройка заработной платы будет управляемой, если у вас есть четкое представление о том, что делать.