7 советов по эффективному выставлению счетов

Как владелец малого бизнеса, вы, вероятно, любите то, что делаете, и даже можете сказать, что сделаете это бесплатно, если сможете. Но в конце дня вам нужен денежный поток, чтобы поддерживать ваш бизнес.

счет-фактура это счет, отправленный клиентам для товаров или услуг, которые вы предоставили. В нем описывается, что было продано, сколько клиент должен, когда и как должен платить клиент. Крупные компании специализируются на бухгалтерах для выставления счетов, но большинство владельцев малого бизнеса должны сами это делать. И средний малый бизнес ждет более $ 5000 в просроченных платежах в течение каждого месяца, согласно опросу Intuit, состоящему из 1000 американских владельцев малого бизнеса.

Investmentmatome рассказала бухгалтерам и специалистам по выставлению счетов о том, как предприниматели могут более эффективно готовить счета и получать деньги быстрее.

1. Автоматизация процесса

Если вы еще этого не сделали, настройте программное обеспечение для автоматизации счетов-фактур. Большинство учетных платформ, таких как QuickBooks, Xero, FreshBooks и Wave Accounting, включают возможности выставления счетов, или вы можете подписаться на услугу только для счетов, например Bill.com, Hiveage и Billbooks.

«Пришло время перейти от Excel и PDF-файлов к облачным приложениям-фактурам», - говорит главный исполнительный директор Billbooks Сагар Когекар по электронной почте Investmentmatome. «Там есть куча программного обеспечения, и вы сэкономите время и деньги, если захотите».

Около 70% малых предприятий используют программное обеспечение для выставления счетов, согласно опросу, проведенному в 2015 году более чем 200 лидерами малого бизнеса Concur, компанией Bellevue, Washington, которая предоставляет компаниям автоматические услуги по выставлению счетов и управлению расходами.

Использование программного обеспечения для выставления счетов снижает количество ошибок и экономит деньги. Компании, которые автоматизируют свои биллинговые процессы, снижают затраты на выставление счетов на 40% до 70%, согласно отчету компании Ardent Partners, компании Boston, которая изучает управление поставками. Автоматизация также ускоряет выставление счетов, освобождая время для предпринимателей, чтобы сосредоточиться на управлении своим бизнесом.

«Они могут потратить свое драгоценное время на свою шляпу CFO вместо своей ручной шляпы ввода данных», - говорит директор по управлению продуктами Concur Джессика Сталей Investmentmatome.

2. Отправить письменные кавычки

Если возможно, управляйте ожиданиями своих клиентов, отправив им письменную ценовую котировку, прежде чем доставлять продукт или услугу, которую вы им предлагаете. Котировка должна включать сметную стоимость работы и способы оплаты, будь то наличные, кредитные карты, чеки или онлайн-платежи. Перед принятием заказа убедитесь, что клиент принимает ваши условия в письменной форме.

«Я большой поклонник документирования всего, - говорит Сара Розенфельд, менеджер по маркетингу продуктов Wave Accounting.

3. Установите короткие условия оплаты

Когда вы отправляете клиенту счет-фактуру, укажите срок оплаты. Стандарт обычно составляет 30 дней или меньше, но вы можете выбрать любое количество времени.

Средний кредитор платит две недели с опозданием, согласно анализу Xero более 12 миллионов счетов-фактур. Эксперты Xero рекомендуют устанавливать условия оплаты в течение 13 дней или менее, если вы хотите получить реальную оплату в течение 30 дней. Онлайн-выставление счетов делает оплату быстрее для клиентов, говорит Эми Веттер, руководитель бухгалтерского учета Xero, США.

«Люди привыкли платить за вещи в Интернете и не обязательно ждать, чтобы сократить чек в пятницу», - говорит Веттер Investmentmatome. «Гораздо более приемлемо устанавливать такие виды [коротких] условий оплаты с клиентами».

4. Создайте систему нумерации

Нумерация счетов-фактур поможет вам отслеживать входящие платежи для целей налогообложения. Вы можете использовать буквы, цифры или их комбинацию, чтобы отметить каждый счет-фактуру. Выберите систему, которая работает для вас, но эксперты по выставлению счетов рекомендуют не использовать «001» для вашего первого счета. Начиная с более высокого номера, ваши клиенты будут видеть вас в качестве опытного специалиста, даже если вы новый бизнес.

«Начните с 0053, просто встретитесь чуть более профессионально», - говорит Фараз Шафаги, директор по маркетингу продуктов и привлечению клиентов в FreshBooks.

5. Используйте вежливый язык

Хотя это может показаться легким, использование таких фраз, как «пожалуйста, оплатите (дата)» и «спасибо за ваш бизнес» на счетах, увеличит ваши шансы получить деньги, говорит Шафаги. Вы также можете отправлять благодарственные письма или электронные письма клиентам, которые платят вовремя или раньше.

«Напомните своему клиенту о других продуктах и ​​услугах, которые вы предлагаете, и о том, что вы хотели бы снова их обслуживать», - говорит Майк Савори (Mike Savory), менеджер по управлению продуктами Sage North America, компании по бухгалтерскому программному обеспечению.

6. Срочные счета незамедлительно

После того, как вы завершите услугу или отправите товар клиенту, немедленно отправьте счет. Это поможет вам оставаться в центре внимания клиента и создать прецедент для оперативности.

Если это возможно, позвольте клиентам платить наличными с помощью мобильной платежной системы, такой как Apple Pay или Square. Некоторые системы выставления счетов, включая Wave, Flint Mobile и QuickBooks, также позволяют владельцам бизнеса принимать мобильные платежи.

7. Последующие действия

Если вы не получаете немедленную оплату, отправьте напоминания своим клиентам о сроках оплаты. Уместно отправлять напоминания за неделю до того, как платеж будет уплачен, в день, когда он должен и каждую неделю после его опоздания, - говорит Розенфельд из Wave Accounting.Для крупных билетов, например порядка 5000 долларов, можно отправлять более частые напоминания.

Если вы беспокоитесь о том, что столкнетесь с чрезмерным количеством последующих писем, Розенфельд предлагает использовать ваше программное обеспечение для выставления счетов, чтобы настроить автоматические уведомления об оплате для клиентов.

«Не беспокойтесь, что отправка напоминаний или иное отслеживание неоплаченных счетов-фактур будет считаться грубым или нарушением отношений, которые вы создали с клиентом», - говорит Савори из Sage North America. «У вас работает бизнес, и потребность в быстрой и полной оплате никому не должна удивлять».

Для получения дополнительной помощи при запуске и запуске малого бизнеса посетите наш сайт Small Business Guide.

Teddy Nykiel является штатным писателем, охватывающим личные финансы для Investmentmatome, Следуйте за ней в Twitter @teddynykiel и на Google+.

Изображение через iStock