5 Способов облегчить планирование работы сотрудников

Расписание сотрудников является важной задачей для каждого бизнес-менеджера. Менеджеры могут почувствовать установку давления, когда отсутствует эффективный процесс планирования. Точно так же это вредит моральному духу сотрудников, когда у них нет графика, который служит их навыкам и потребностям. Хуже того, часто лицо, отвечающее за планирование персонала, имеет дело с кучами расписаний, расписаний, календарей доступности и запросов сотрудников, которые они должны управлять вручную или на большой электронной таблице. Некоторые планировщики посвящают целые дни или даже недели разработке, публикации и редактированию расписаний сотрудников!

Существуют десятки проблем, связанных с расписанием, которые требуют внимания как менеджеров, так и персонала. Хорошо организованное расписание позволяет организации двигаться и решать многие сложные ситуации. Давайте рассмотрим пять способов облегчения процесса.

1. Знайте свою команду

Первым шагом к эффективному планированию сотрудников является создание списка сотрудников, которые в настоящее время работают для вашего бизнеса или отдела. Наряду с их именами и ролями вы также должны поддерживать контактную информацию, а также любые соответствующие навыки и сертификаты. Дополнительная информация может включать в себя ли они неполный или полный рабочий день, а также любые ограничения сверхурочного времени.

2. Создайте процесс доступности персонала

Предоставьте сотрудникам возможность сообщить о своих предпочтительных рабочих часах. Предоставление сотрудникам возможности озвучить свои предпочтения предлагает менеджерам способ продвижения совместной среды. Кроме того, знание предпочтений сотрудников может позволить вам разместить персонал в доступной рабочей смене, что удобно для обеих сторон. Доступность может храниться в формате календаря или в виде формы. Сотрудники должны иметь возможность выбрать более одного предпочтительного смены. Им также следует помнить, что иногда им приходится работать, чтобы другие люди переходили на все открытые рабочие часы.

3. Сделать расписание легко доступным

После того, как вы создали расписание, убедитесь, что сотрудники легко просматривать и получать доступ к нему. Часто сотрудники могут забыть взглянуть на график, если он не находится в легко видимом месте. Кроме того, сотрудникам легко потерять или заменить бумажные копии их отдельных графиков. Если у персонала нет простого доступа к расписанию, они часто появятся на работе поздно (если они вообще появятся).

4. План наихудшего

Когда вы разрабатываете график работы, учитывайте чрезвычайный фактор. Хорошо спланированный график включает в себя план B, поэтому менеджеру не придется впадать в панику, если какой-либо сотрудник не появляется или не должен покидать чрезвычайное положение. Здесь также будет хорошо организованная диаграмма доступности. Менеджеры также должны иметь четко определенные правила о сделках и отказах.

5. Запланируйте подходящего человека для работы

Используйте свой список сотрудников, чтобы обеспечить планирование сотрудников по их талантам и навыкам. Иногда, особенно в недоукомплектованных средах, менеджеры вынуждены заполнять смены даже сотрудниками, которые не лучше всего подходят для работы. Это может привести к проделанной работе; однако ваш бизнес будет в значительной степени выгоден от процессов, которые были усовершенствованы по сравнению с тем, что они только что были завершены. Постоянное планирование сотрудников на должностях, которые не соответствуют их предпочтениям или способностям, также может отрицательно сказаться на моральном духе сотрудников.

Чтобы упростить планирование работника, вам может потребоваться заменить процесс ручного управления программным решением. Эффективное программное обеспечение планирования предложит управление конфликтами для создания безошибочных графиков и обеспечения гибкости для удовлетворения ваших конкретных потребностей. Тем не менее, вы планируете свое расписание, охватывая все свои смены подходящим человеком, делая процесс более эффективным и менее стрессовым, что должно быть вашей конечной целью.

Изображение календаря предоставлено Shutterstock