Ваш счет был отклонен: Лучшие 8 советов для выставления счетов Корпорации |

Закрытие сделки с корпорацией или корпоративным клиентом является серьезным стимулом для любого бизнеса, как малого, так и большого.

Получение оплаты, однако, это совсем другое дело.

Это может идти так же плавно, как вы могли бы надеяться, или оказаться в полном беспорядке. Все зависит от того, как вы выставляете счета своим клиентам. После получения и записи счет-фактура запускает ряд процессов, в результате которых деньги попадают в вашу учетную запись, если что-то не так.

Ключ к тому, что ваши счета-фактуры очищены вовремя, заключается в деталях. Следующие советы приходят из моих двух лет в кредиторскую задолженность и дебиторскую задолженность, и последующие за ними сэкономит вам время, деньги и большой стресс.

См. Также: Что такое кредиторская задолженность? Метрики в минуту

1. Знайте, куда ваши счета действительно идут

При работе с крупными компаниями вы должны иметь в виду, что кредиторская задолженность является одним из первых процессов, которые должны быть переданы на аутсорсинг и автоматизированы. И там, где есть автоматизация, допуск к ошибке почти отсутствует. Это также относится к вашим счетам.

Это означает, что кто-то из другой страны (и даже другой часовой пояс), вероятно, заказывает ваши счета. Независимо от того, является ли это третьей стороной или общим сервисным центром, стандарты качества строги. Они, не колеблясь, отклонят счет-фактуру, особенно от небольшого продавца, при малейшем подозрении, что что-то не работает. То, что может показаться вам тривиальной деталью, может нанести серьезный ущерб партнеру по аутсорсингу в случае аудита.

Кроме того, AP работает с большим объемом документов, и каждый из них оценивается очень быстро. Невозможно подробно проанализировать каждый счет-фактуру - это либо правильно, либо нет, и все. Убедитесь, что ваши счета-фактуры приняты и утверждены сразу. Как? Ну, соблюдая!

2. Nail с самого начала

Большинство проблем с платежами, которые я видел, можно было легко избежать, просто следуя требованиям к выставлению счетов клиента. Тем не менее, чем больше людей участвует в установлении сделки, тем больше вероятность того, что эта информация будет потеряна.

Торговые представители часто являются теми, кто получает инструкции по выставлению счетов, но поскольку они больше сосредотачиваются на обеспечении новых потенциальных клиентов, они склонны пренебрегать формальности, которые появляются после.

Убедитесь, что ваши продажи и выставление счетов находятся на одной странице. Не ждите, пока счет не будет получен из-за проверки правильности его выдачи.

См. Также: Когда возникает вопрос о финансировании счета?

3. Сохраняйте свои счета-фактуры

Если вы отправляете электронные или бумажные счета-фактуры, они, скорее всего, сканируются в самом начале и направляются в программное обеспечение для чтения счетов. Аудитор AP проверяет их следующим образом.

Здесь многое может пойти не так. Прежде всего, эти приложения не очень хорошо читают цвет. У вас может возникнуть соблазн придать вашим счетам разные оттенки, но лучше всего держать их в чистоте. Наличие всего текста и цифр в черном является обязательным.

Кроме того, не просматривайте счета непосредственно - результирующее изображение в системе клиента обязательно будет нечитаемым. Правильный способ - создать PDF-файл.

Во-вторых, убедитесь, что основные данные (дата счета, дата платежа, номер, номер заказа, название компании и адрес, суммы и ставки налога) выделяются. Их нужно легко заметить на первый взгляд. В противном случае счет-фактура может быть сразу же отклонена, даже если информация на самом деле там.

4. Билл правильной сущности

Чем больше компания, тем больше у нее объектов. Если форма заказа не указана иначе, выпишите счет, с которым вы фактически работаете.

Многие поставщики, как правило, обращаются к своим счетам в штаб-квартиру корпорации, когда у них возникают сомнения относительно правильного адреса фактурирования. AP обязательно отклонит их и попросит повторно отправить документ с исправленными деталями.

Кроме того, никогда не сокращайте название компании или ее адрес. Некоторые страны (например, Сингапур) имеют очень строгие правила в отношении этого, и AP может не принимать счета-фактуры с сокращениями или недостающими деталями.

Это может показаться абсурдным, но иногда мне приходилось отклонять счета-фактуры, которые имели неправильный пол или номер улицы в адресе клиента. Используйте именно то, что вам предоставил ваш бизнес-партнер.

См. Также: Как прогнозировать денежный поток

5. Уважение заказа на поставку

Для вашего клиента, скорее всего, потребуется номер заказа на поставку (или «PO») в вашем счете-фактуре. Обязательно проверьте, соответствует ли это всем требованиям, и соблюдайте всю информацию, содержащуюся в ПО.

PO - это то, что AP ищет первым, когда они заказывают счета, используя этот номер. Если его нет или его трудно обнаружить, счет может быть отклонен и пропустить запланированный платеж. Следите за финансовым периодом покрытия ПО и наличными деньгами. Отправка счета с PO устаревшим или вне средств обязательно задержит платеж по дням, если не неделям. Это особенно проблематично при переходе от одного финансового года / квартала к другому.

Также стоит сохранить один PO на один счет-фактуру. Возможно, было бы более удобно включать несколько PO-адресов в один документ, но это затруднит загрузку AP, особенно когда проблема с одним из них.

6. Билл в правильной валюте

Валютное расхождение является еще одной распространенной причиной отсроченных платежей, особенно при торговле с иностранными организациями. Будьте особенно осторожны, когда имеете дело с такими.

В некоторых странах, таких как Индия, чрезвычайно сложно обрабатывать банковские переводы в иностранной валюте. Я видел, что в течение нескольких месяцев из-за этого перетаскивались платежи, исправленные только путем выдачи нового заказа.

Если вы выставили счет своему клиенту в валюте, отличной от местной, вам также может потребоваться предоставить их внутренний эквивалент всем суммы в счете-фактуре, включая и исключая налоги.

См. также: 7 ключевых показателей Каждый владелец бизнеса должен отслеживать

7. Регулярно обновляйте свою адресную книгу.

Сохранение ваших контактов в актуальном состоянии имеет решающее значение, особенно если вы часто не выставляете счета своим клиентам. Большие компании всегда совершенствуют свои процессы и системы управления данными, что часто приводит к изменению адресов электронной почты.

Обычно они сообщают об этом заранее, но автоматические электронные письма могут легко затеряться в вашем почтовом ящике или фильтроваться как спам. Если вы отправляете счета в личный адрес электронной почты, обязательно указывайте общий финансовый или бухгалтерский адрес в CC. Люди приходят и уходят, так что не делайте ошибки, чтобы связаться с кем-то больше не с компанией.

Аудиторы AP также могут не проверять свои почтовые ящики так часто, как хотелось бы. Отправка ваших счетов через общие каналы гарантирует, что они будут обрабатываться в течение стандартного времени.

8. Последуйте с улыбкой

Всякий раз, когда вы будете следить за AP из-за вашего отклоненного счета или отсроченного платежа, быть дружелюбным будет долгий путь. Естественно, вы имеете право требовать деньги вовремя, но отрицательный тон с клерком AP не поможет.

Проблема, вероятно, не в их вине. Они намного больше подходят для вас, если вы проявите сочувствие и доброту. Их работа чрезвычайно мирская, поэтому относиться к ним как к людям, а не к машинам, будет работать в вашу пользу.