Семь шагов к успешному планированию проектов

В последнее время я был частью нескольких проектных групп. Некоторые из этих событий заставили меня откинуться назад и проанализировать процесс планирования проекта, чтобы понять, как можно было бы улучшить планирование и реализацию управления проектами.

Почему проекты, управляемые талантливыми людьми, в конечном итоге задерживаются или не завершаются? Почему проектные команды иногда чувствуют, что стреляют по движущейся цели? Я считаю, что отсутствие надлежащего планирования или неспособность создать системный подход может быть фатальным для проектов.

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта - это процесс определения ваших целей и сферы действия, ваших целей и этапов (результаты), а также назначение задач и бюджетных ресурсов для каждого шага. Хороший план легко доступен для всех участников, и он наиболее полезен, когда он регулярно пересматривается. Простое изложение плана и никогда не обсуждать его с вашей командой снова - хороший рецепт для потраченного впустую времени и усилий.

Вы можете выполнить планирование своего проекта в простом документе Google или использовать программное обеспечение для управления проектами. Преимущество использования программного обеспечения для управления проектами заключается в том, что вы, как правило, можете хранить все свои документы и результаты в одном месте, и вы можете избежать потери важных обсуждений и решений по электронной почте или слабину. Например, с помощью инструмента, такого как Basecamp, легко отслеживать прогресс и отслеживать разговоры и элементы, требующие сотрудничества с несколькими разными людьми.

Если вы думаете о управлении проектами как о быстром запуске или в нем, может показаться, что все это занимает слишком много времени с самого начала. Но вы фактически сэкономите много времени и ресурсов, если будете документировать свой план проекта с самого начала и использовать его в качестве дорожной карты, чтобы держать вас и вашу команду в курсе.

Вот семь ключей к успешному планированию проекта помогите вам приступить к работе.

1. Подумайте о своем плане как «дорожной карте» для заинтересованных сторон.

Каждый проект нуждается в дорожной карте с четко определенными целями, которые не должны меняться после завершения первого этапа проекта. Все участники, получающие выгоду от результатов или участвующих в выполнении проекта, должны быть названы и их потребности указаны в ходе первоначального процесса планирования проекта.

Эти заинтересованные стороны могут включать:

• Руководитель проекта или лицо, которое в конечном итоге несет ответственность за завершение
• «Клиент» , который получает результаты - это может быть кто-то из вашей команды (внутреннего) или фактического платежного клиента.
• Команда или люди, ответственные за любую тактику, которая является частью план.

Не предполагайте, что вы автоматически понимаете потребности и цели каждого заинтересованного лица. Прежде чем зайти слишком далеко, чтобы документировать свой план проекта, поговорите с ними, чтобы убедиться, что вы действительно понимаете проект, способности и ресурсы всех в команде.

2. Разбейте проект на список результатов

Разработайте список всех результатов. Этот список должен разбивать более крупный проект на более мелкие задачи, которые могут быть назначены конкретным членам команды, и вы должны включать приблизительные сроки, связанные с каждой выполняемой или заданной задачей.

Убедитесь, что вы понимаете и документируете процесс утверждения для каждого поставляемого. Если ваш проект предназначен для внешнего клиента, убедитесь, что вы четко разбираетесь в процессе их внутреннего одобрения, так что вы не удивлены задержками или замедлились, пройдя через конкурирующие мнения.

3. Поговорите со своей командой

Определите по именам всех лиц и / или организаций, участвующих в каждой задаче или задаче, и подробно расскажите о своих обязанностях. В противном случае недопонимание может привести к задержкам и ситуациям, когда членам команды, возможно, придется переделать свою работу.

Проведите стартовую встречу, чтобы поговорить с вашей командой о предполагаемом плане атаки. Попросите их помочь вам подумать о том, как лучше всего выполнить эту работу. Это не только поможет вам быть более эффективным, но и поможет вам получить их вступительный взнос, потому что они будут чувствовать больше собственности на этот процесс. Использование инструмента управления проектами, такого как Basecamp, может быть полезным, чтобы все отслеживали и сохраняли документы и разговоры в одном месте.

Если вы используете электронную почту, чтобы сообщать о проектах, подумайте об использовании решения электронной почты для входящих сообщений в группе, которое позволит вам назначать электронные письма, требующие внимания проекта, к членам команды, а не бесконечно пересылать огромные потоки бесед туда и обратно.

4, Определение рисков

Определите риски, связанные с вашим проектом. Подумайте, что вы будете делать, если что-то займет гораздо больше времени, чем ожидалось, или если расходы в конечном итоге будут намного больше, чем вы ожидали.

Вам не нужно определять определенный курс действий для каждого возможного отрицательного результата, но вы должны потратить некоторое время на свою команду, подумав о том, что может пойти не так. Затем вы можете сделать все возможное, чтобы с самого начала смягчить эти риски, а не быть пойманными позже. Факторы риска также могут оказывать определенное влияние на бюджет.

5. Создать бюджет

К вашему сведению вехи и результаты должны быть указаны сведения о стоимости проекта и сметном бюджете. Сопротивляйтесь стремлению назначить большие суммы в долларах крупным проектам, не указывая точно, как деньги предназначены для расходования средств. Это поможет вашей команде понять ресурсы, с которыми они должны работать, чтобы выполнить свою работу. Когда вы устанавливаете свой первоначальный бюджет, эти цифры могут быть диапазонами, а не абсолютами.

Для определенных элементов вам может потребоваться получение котировок от нескольких разных поставщиков. Может быть полезно документировать согласованную область действия проекта в вашей бюджетной документации, если вам в конечном итоге необходимо внести изменения в более крупный проект на основе бюджетных ограничений или если ваш поставщик не доставляет точно то, что вы ожидали.

6. Добавление этапов

Используйте свой список результатов в качестве рамки для добавления этапов и задач, которые необходимо будет выполнить для достижения более крупной цели. Установите разумные сроки, учитывая производительность, доступность и эффективность членов проектной группы.

Подумайте о своих вехах в рамках SMART. Ваши цели должны быть:

• Конкретные: Ясный, лаконичный и написанный на языке, который любой мог понять.
• Измеримый: Используйте номера или количественный язык, если это необходимо. Избегайте расплывчатых описаний, которые оставляют успех до личной, субъективной интерпретации.
• Приемлемо: Получите бай-ин от заинтересованных лиц по своим целям, вехам и результатам.
• Реалистично: Стремительные цели - это одно, но не ставят целей, которых невозможно достичь. Это разочаровывает вашу команду и ваших заинтересованных сторон и может в конечном счете задержать ваш проект, потому что выполнение невозможного обычно стоит дороже и занимает больше времени.
• Время: Установите конкретные сроки. Если вам нужно изменить сроки, связанные с вашими вехами, укажите, когда и почему вы внесли изменения. Избегайте скрытых изменений или редактирования сроков без уведомления вашей команды и соответствующих заинтересованных сторон.

7. Настройка рекомендаций по отчетности о проделанной работе

Это могут быть ежемесячные, еженедельные или ежедневные отчеты. В идеале, совместное рабочее пространство должно быть настроено для вашего проекта онлайн или в автономном режиме, где все стороны могут отслеживать прогресс. Убедитесь, что у вас есть план плана связи, как часто вы обновляете заинтересованные стороны о прогрессе и о том, как вы будете делиться информацией, например, на еженедельной или ежедневной электронной почте.

Используйте структуру, которую вы создали, когда вы определили свои вехи направляйте свои отчеты. Старайтесь не воссоздавать никаких колес и не тратить время на создание новых отчетов каждый раз, когда вам нужно сообщить о прогрессе. Имейте в виду, что использование программного обеспечения для управления проектами, такого как Basecamp, может заставлять заинтересованных лиц в цикле, не загромождая ваш почтовый ящик, или теряя разговоры в длинных чатах Slack.

Секрет эффективного планирования и управления проектами остается организованным и хорошо взаимодействует с вашим команды и заинтересованных сторон. Если вы решите использовать программное обеспечение для управления проектами или нет, подумайте о том, где и как вы храните все материалы и ресурсы, которые относятся к вашему проекту, - держите все в одном месте, если сможете. Удачи!