Как подготовить свой бизнес до налогового сезона

Ведение бизнес-налогов может быть затруднено для новых пользователей. В этой статье я расскажу более разумные и быстрые способы записи ваших расходов и отслеживания ваших квитанций и других важных документов для ваших налогов. Каждый из этих советов прост в реализации и должен помочь сделать налоговое время ветерок!

Совет № 1: Используйте программное обеспечение учета, чтобы отслеживать бизнес-расходы

Одна из вещей, с которыми приходится сталкиваться многим владельцам малого бизнеса, остается в верхней части их бухгалтерского учета в течение года. Если вы не используете бухгалтерское программное обеспечение, такое как QuickBooks или Xero, вы настраиваете себя на неудачу набираете налоговое время.

Я CPA и считаю или нет, я использую QuickBooks, чтобы делать свои книги и готовиться к налоговому сезону. Это делает его намного проще и гарантирует, что вы храните точные записи о своих доходах и расходах. Если вы всегда находите себя в режиме «догоняющего», когда речь идет о ваших книгах, тогда вы должны инвестировать в бухгалтерское программное обеспечение.

Совет № 2: Использовать категории расходов в вашем бухгалтерском программном обеспечении

Категории расходов - это всего лишь способ чтобы группировать покупки, которые вы делаете для своей компании. Например, канцелярские принадлежности, рестораны и бензин являются категориями расходов. Они могут помочь вам лучше отслеживать расходы поставщиков, а не устанавливать каждого поставщика для повседневных покупок.

Причина в том, что это позволит вам быстрее вводить расходы. Это позволит вам сэкономить ваше время, и это позволит вам отслеживать самую важную информацию, необходимую для целей налогообложения.

Давайте рассмотрим сценарий, чтобы увидеть, как это будет работать:

Как владелец бизнеса, вы, вероятно, покупаете офисные принадлежности для вашего бизнеса. Надеюсь, вы не похожи на ребенка в кондитерской, глядя на все блестящие новые ручки и блокноты на полках. Скорее всего, вы купите только необходимые канцелярские товары из магазина офисных товаров, таких как Office Depot или Staples, но вы также можете приобрести канцелярские товары из других мест, таких как Costco или Target.

Когда вы будете готовы записывать эти покупки в своем бухгалтерское программное обеспечение, настройте его следующим образом:

• Не создайте четыре поставщика в QuickBooks (или ваш вариант QuickBooks) для Office Depot, Staples, Costco и Target.
• Сделайте настроить один поставщика, называемого «покупки офисных товаров» или «канцелярских принадлежностей», и ко всем покупкам канцелярских принадлежностей ко всем поставщикам канцелярских товаров.

В приведенной ниже таблице я привел несколько примеров ежедневных покупок, которые вы можете установить для категорий вместо поставщиков.

Большинство владельцев бизнеса не должны отслеживать, сколько денег они тратят с каждым продавцом, что они покупают повседневные предметы, например, канцелярские принадлежности, бензин и клиентские ланчи. Верьте или нет, IRS не требует, чтобы вы также отслеживали свои расходы, как это.

Кроме того, в ключевых финансовых отчетах, которые вы используете для определения состояния вашего бизнеса, таких как отчет о прибылях и убытках, будут перечислены категории расходов, такие как «Канцелярские принадлежности», а не конкретные продавцы, которые вы приобрели; это еще одна причина, по которой вам не нужно отслеживать свои расходы от поставщика.

Я являюсь помощником по бухгалтерскому учету, и я также преподаю QuickBooks. Когда я объяснял эту концепцию в одном из моих классов, рука тут же взлетела. Сначала я подумал, что студент собирается попытаться бросить мне вызов, действительно ли IRS требует от вас отслеживать ваши расходы таким образом - можете ли вы сказать, что это часто происходит?

Однако студент оказался владелец франшизы местного офиса H & R Block. Он поддержал мое требование на 100 процентов. Он сказал классу, что при подготовке налоговых деклараций для владельцев бизнеса он часто делится советами вроде этого. Далее он сказал, что в конце дня, если IRS хочет этот уровень детализации, вы всегда можете получить квитанцию.

К счастью, у меня есть отличное решение для вас, которое избавляется от квитанций, которые вы наполнили в перчаточном ящике своего автомобиля и этой любимой обувной коробке, поэтому продолжайте читать!

Совет № 3: Используйте ежегодные сводки бизнес-кредитных карт

Во-первых, каждый владелец малого бизнеса должен создать отдельный бизнес-счет ( никогда , используемый для личных расходов), чтобы вы могли легко идентифицировать доходы и расходы, которые подлежат отчетности и / или вычитаются для целей налогообложения.

Если вы этого не сделаете, это затруднит отслеживание законных деловых расходов, которые могут иметь право на налоговые вычеты по сравнению с личными расходами, а это не так.

Если у вас есть как бизнес, так и личные расходы в тот же банковский счет, вам нужно будет просматривать свои банковские выписки и включать только расходы, связанные с вашей деятельностью в вашем бухгалтерском программном обеспечении. Этот ручной процесс разделения личных и деловых расходов настолько утомителен, что я обещаю, что вы будете готовы баллотироваться в ближайший банк, чтобы создать этот бизнес-аккаунт, чтобы избежать следующего налогового года!

Прежде чем вы это узнаете, 15 апреля здесь. Если налоговое время ползет на вас каждый год, ознакомьтесь с этими четырьмя советами по налоговому планированию, которые должны выполнять каждый малый бизнес. Однако, если вам посчастливилось найти свои расходы в своем бухгалтерском программном обеспечении, один из способов быстро получить эти расходы - это использовать годовое резюме, которое предоставляют компании кредитных карт в начале января.

Этот отчет замечательный, потому что он суммирует все ваши покупки по категории расходов. Вы можете использовать эти цифры, чтобы суммировать общие расходы по каждой категории. Ниже приведен снимок того, как он будет выглядеть.

Как вы увидите, большинство категорий будут похожи на то, что вы уже настроили в своем бухгалтерском программном обеспечении:

Один из недостатков использования обобщенного заявления например, вы не сможете указать точную дату каждой покупки. В великой схеме вещей это незначительно, но это не то, к чему вы должны привыкнуть. Помните, что это краткосрочное решение, чтобы вы могли записывать свои расходы, составлять финансовые отчеты и своевременно хранить эти налоги! Если вы покупаете основные средства в течение года, важно иметь конкретную дату покупки, потому что это ключевой компонент при расчете амортизационных расходов, который вычитается для целей налогообложения.

Совет № 4: Идите без документов

Я буду быть первым, кто признает, что понятие «безбумажный» всегда звучало хорошо, но мне было трудно обнять - сначала. Будучи бухгалтером, я большой сторонник документации. Как говорится в моей любимой юридической драме «Право и порядок», «это то, что вы можете доказать». Это, похоже, девиз IRS.

С сегодняшней технологией гораздо проще создавать электронные копии квитанций и другие финансовые документы, которые вы использовали для хранения в физическом шкафу. Пришло время избавиться от этих пыльных картотечных шкафов, которые занимают место и мигрируют в электронную систему подачи. Намного проще найти документы, которые хранятся на вашем компьютере (или в облаке), чем перетасовывать файлы через папки.

Но как вы организовываете все эти файлы? Ну, вы задаете большие вопросы. Я рекомендую вам использовать онлайн-облачную систему хранения, такую ​​как Dropbox. Вы можете создать папку за год (2017), а затем подпапку для каждой категории расходов (т. Е. Канцелярские принадлежности, питание, топливо). Загрузите приложение на мобильное устройство, чтобы пока вы отсутствовали, и вы можете легко сканировать квитанции, сохранять их в нужную папку и бросать эту бумажную квитанцию! Больше не нужно заполнять квитанции в вашем перчаточном ящике или кошельке, чтобы иметь дело позже.

Если вы не уверены, вы можете предпринять детские шаги, начав в одной области, но я обещаю, что как только вы реализуете концепцию «безбумажного», вы не смогут быстро избавиться от этих шкафов. Ниже вы найдете некоторые стратегии, которые вы можете реализовать, чтобы перейти к «безбумажной» модели:

Сканирование квитанций

Отмена квитанций - одна из самых распространенных ошибок, совершаемых малыми предприятиями. Не пропустите налоговый вычет, потому что вы избавились от квитанции. На рынке есть несколько приложений, которые позволят вам сканировать квитанции. Neat и Shoeboxed - отличные приложения, которые будут интегрированы с программным обеспечением учета, таким как QuickBooks или Xero, чтобы полностью исключить ввод данных!

Скачать счета от поставщиков

В настоящее время большинство поставщиков предлагают вам возможность получать ваши счета по электронной почте или разрешить загружать их прямо со своего веб-сайта. Я рекомендую вам прекратить физическое рассылку ваших счетов и начать загрузку ваших счетов. Это позволит вам сэкономить время, не скачая сначала; вы можете легко сохранить счет в своей электронной папке или загрузить его в свое бухгалтерское программное обеспечение всего за пару минут.

Бонус - если вы используете Xero, у них есть классная функция, называемая бок о бок файлами. Это позволяет вам загружать счета своего поставщика в программное обеспечение, чтобы вы могли иметь информацию прямо перед вами, когда вы готовы написать эту проверку.

Получить документы в формате PDF

В настоящее время больше розничных продавцов отходит от бумаги квитанции и предлагая вам возможность получать текст или электронную почту с прикрепленным квитанцией. Я рекомендую вам пойти с почтовым расписком, потому что он обычно является загружаемым PDF-документом, тогда как получение текстового сообщения может и не быть. Вы можете легко перетащить квитанцию ​​PDF в электронную папку менее чем за минуту.

Загрузить все заявления банковских или кредитных карт

Для большинства из вас, которые делают онлайн-банкинг, как я, этот, вероятно, легкая задача. Однако, если вы все еще получаете бумажные банкноты или заявления на карточку, вы должны отрезать шнур как можно скорее. Это одна из тех областей, где вы можете минимизировать свои шансы на кражу личных данных.

Верьте или нет, есть люди, которые крадут личность людей, просто открывая свою почту. Я больше не получаю никаких документов с финансовой информацией, например, банковскими или кредитными карточками или 401k или другой информацией об инвестициях через уличную почту.

Итог

Верьте или нет, налоговое время может быть очень легким. Ключом к достижению этой цели является создание системы, которая будет работать на вас и придерживаться ее. Чтобы начать работу, выделите пару часов в течение первой недели каждого месяца, чтобы убедиться, что вы отсканировали и подали все квитанции и счета за предыдущий месяц. В то же время завершите процесс согласования в вашем бухгалтерском программном обеспечении для всех банковских или кредитных карт, чтобы убедиться, что баланс вашего банка или кредитной карты и ваши книги совпадают.

Обязательно поместите это в свой календарь как повторяющееся «собрание» с вашими книгами ». Попробуйте выбрать в целом легкий рабочий день и тот, который вы, как правило, находитесь в хорошем настроении (т.е. в пятницу или субботу утром). Если вы готовы работать в течение всего года, безумная тире до 15 апреля уйдет в прошлое.

Чтобы больше узнать о том, как быть готовым к налоговым сезонам, не забудьте проверить 4 вещи, которые должны знать каждый малый бизнес О налогах.